In allen Branchen, in denen in größerem Umfang Bargeschäfte getätigt werden (Gastronomie, Einzelhandel, etc.), kommt der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung besondere Bedeutung zu. Nicht selten aber wird die Kassenführung in der Praxis als zeitraubende Formalie gesehen. Allerdings ist unsere Erfahrung, dass sich die Betriebsprüfer bei bargeldintensiven Betrieben regelrecht auf die Kassenaufzeichnungen stürzen. Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen können zu erheblichen Zuschätzungen führen und infolge dessen kann es zu Steuernachzahlungen kommen.
Bereits mit Schreiben vom 26. November 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) seine Auffassung zur ordnungsgemäßen Kassenführung aufgezeigt. Damals wurde für die Umsetzung eine Übergangsfrist gewährt, die nun Ende des Jahres 2016 ausläuft.
D.h. spätestens ab diesem Zeitpunkt sind alle Geschäftsvorfälle (Einzelaufzeichnungen) vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufzuzeichnen. Diese Daten müssen dem Betriebsprüfer über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre) jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls drohen empfindliche Konsequenzen.
Unter Berücksichtigung der Grundsätze ordnungsmäßiger digitaler Buchführungssysteme und den Anforderungen des o.g. BMF-Schreibens lassen sich die folgenden Hauptanforderungen an die Aufzeichnungen von elektronischen Kassensystemen zusammenfassen:
- Grundsatz der Einzelaufzeichnung: alle relevanten Daten des Kassensystems, insbesondere elektronisch erzeugte Rechnungen, müssen unveränderbar abgespeichert werden und auch vollständig aufbewahrt werden.
- Zu den steuerlich relevanten, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen bei Registrierkassen auch Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammänderungsdaten.
- Kasseneinahmen und Ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden, d.h. eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist unzulässig (dies muss EDV-technisch gewährleistet sein).
- Daten müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren verlustfrei gespeichert werden können.
- Bedienungsanleitungen sowie Handbücher und Wartungsprotokolle sind ebenfalls 10 Jahre aufzubewahren.
- Alle relevanten Daten müssen für den Datenzugriff des Finanzamts jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden.
Am 31. Oktober 2016 hat die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe die wichtigsten Bestimmungen in einem Merkblatt zusammengefasst.
Darin wird auch explizit auf die Folgen einer fehlerhaften Kassenführung hingewiesen. Die fehlerhafte Kassenführung oder ein nicht schlüssiger Nachweis, dass keine Änderungen an Einzelbuchungen oder den steuerlichen Abschlüssen vorgenommen wurden, können zur Verwerfung der Buchführung durch die Finanzverwaltung führen. Das Finanzamt hat dann die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen im Rahmen von § 162 AO zu schätzen.
Des Weiteren können Manipulationen am Kassensystem den Tatbestand der Steuerhinterziehung nach § 370 AO erfüllen.
Für die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Kassendaten bietet die DATEV eG ab April 2017 ein Softwaremodul, das sogen. Kassenarchiv, an. Gern können wir Ihnen dazu ein Angebot unterbreiten.